رسم خرائط العمليات في إدارة المشاريع: نهج عملي

ابدأ بالتفكير في الأهداف التي تريد تحقيقها من خلال رسم خرائط العملية. ماذا تريد ان تحقق؟ هل يجب أن تتناسب مع خطة أكبر أو أن تكون جزءًا منها؟ ما هو نطاق العملية (نقطة البداية والنهاية)؟

ضع في اعتبارك أيضًا الفرق التي ستشارك في المشروع وأين سيكون التعاون حاسمًا لنجاحه. عند القيام بذلك، فكر في أصحاب المصلحة والفرق التي يمكنك الاتصال بها للحصول على موافقتهم ومشاركة المعرفة. يجب أن يساهموا في رسم الخرائط لأنهم سيتأثرون بالعملية الجديدة.

بمجرد معرفة أهداف العملية ونطاقها، يجب أن تبدأ في جمع البيانات المطلوبة. ستساعدك هذه البيانات على تحديد الخطوات التي يجب اتخاذها أثناء تعيين العملية. يجب عليك تحديد كل خطوة بعبارات سهلة الفهم حتى يتمكن أي شخص خارج العملية أو ليس قريبًا منها من فهمها بسهولة.

عند تحديد الخطوات وتحديدها، ضع في اعتبارك ما يلي:

• الترتيب الذي سيحدثون به
• ما هي القرارات التي يجب اتخاذها ومكان وضع نقاط القرار
• المدخلات التي سوف تدخل في بدء العملية
• المخرجات أو النتائج المطلوب تحقيقها بمجرد انتهاء العملية
• ما هي الفرق والأقسام والأدوار والشركاء الخارجيين الذين سيشاركون

في هذه المرحلة، عليك تجميع الخطوات والمعلومات التي جمعتها حتى الآن حتى تتمكن من استخدامها لإنشاء رسم تخطيطي للعملية. كما ذكرنا سابقًا، يمكن للشركات استخدام أدوات مختلفة لرسم خرائط العمليات في هذه المرحلة.

وبصرف النظر عن المخططات الانسيابية، يمكنهم أيضًا استخدام SIPOC، ورسم خرائط تدفق القيمة، وتدوين نمذجة عمليات الأعمال، وخريطة عمليات Swim-Lane. إذا لم يكن لدى الشخص المسؤول عن إنشاء الخريطة الوقت الكافي للخوض في التفاصيل التفصيلية، فيمكنه البدء بخريطة بسيطة توضح الخطوط العريضة للعملية. يمكنهم بعد ذلك إضافة المزيد من التفاصيل عندما يكون لديهم الوقت أو عندما تصبح العملية أكثر وضوحًا.

يمكن أن تصبح خرائط العمليات معقدة بسرعة اعتمادًا على نوعها وكمية البيانات التي تتضمنها وعدد الخطوات ونقاط القرار. يجب على الشخص الذي يقوم بإنشائها أن يجعلها بسيطة بما يكفي لكي يفهمها الجميع.

يمكن لخريطة العملية أن تكون وثيقة حية يتم مراجعتها باستمرار اعتمادًا على مدخلات مختلف أصحاب المصلحة. اجمع التعليقات من أولئك الذين سيستخدمونها وأولئك الذين سيتأثرون بتنفيذها. وينبغي أن يكون الهدف من القيام بذلك هو معرفة مدى سهولة استخدامها وتضمين معلومات وخطوات ونقاط قرار إضافية اعتمادًا على التعليقات التي تم الحصول عليها.

بمجرد دمج جميع التعليقات التي تم الحصول عليها، فقد حان الوقت لاختبار خريطة العملية. قم بإجراء تشغيل تجريبي للتأكد من أن الإجراء الجديد يعمل كما هو متوقع. في هذه المرحلة، قد تجد أن ما كنت تعتقد أنه سيعمل بشكل جيد لم ينجح، لذا يجب أن تكون منفتحًا لإجراء التغييرات.

بمجرد اختبار العملية، ودمج التعليقات، وحل أي مشكلات، فقد حان الوقت لطرحها. راقب العملية دائمًا لتحديد المناطق التي تحتاج فيها خريطة العملية إلى التغيير والتبديل لإجراء التغييرات اللازمة.